Digitalisierung – Elektronische Geschäftsprozesse und Archivierung ohne Medienbruch

Die SEEBURGER AG, führender globaler Anbieter von standardisierten branchenspezifischen Lösungen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, und der Archivsoftware-Anbieter docuvita GmbH & Co. KG haben einen Kooperationsvertrag abgeschlossen. Beide Spezialisten runden so ihr Lösungsspektrum ab: SEEBURGER mit einem Archivsystem für den Bereich Compliance und docuvita mit Applikationen und Services für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch. Kunden profitieren gleich mehrfach: Durch medienbruchfreie Geschäftsprozesse, eine revisionssichere Archivierung sowie reduzierte Kosten und Aufwände.

GoBD-Pflicht für elektronische Dokumente

Applikationen und Services für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch (EDI), beschleunigen Prozesse und bieten ein immenses Einsparpotential. Elektronische Geschäftsdokumente müssen jedoch ebenso in Archivsystemen aufbewahrt werden und unterliegen den Anforderungen nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Vorteile der kombinierten Nutzung von EDI und Archiv

Durch die Kooperation erhalten Kunden eine maßgeschneiderte und aufeinander abgestimmte Standardlösung für den elektronischen Datenaustausch und die notwendige elektronische Archivierung – ohne Medienbruch. Sie erfüllen dadurch automatisch Compliance-Anforderungen und profitieren von minimierten Projektkosten und Installationsaufwänden. In Verbindung mit dem ERP-System SAP® können alle durch die SEEBURGER E-Invoicing-Lösung erstellten Dokumente revisionssicher archiviert werden.Die E-Invoicing-Funktionalität ist voll in SAP integriert. Die Archivierung erfolgt im Hintergrund. Der Vorteil: Die Anwender arbeiten wie gewohnt in ihrer vertrauten Bedienoberfläche von SAP. Das Archiv von docuvita übernimmt die bestehenden Nutzerund Berechtigungsstrukturen, so dass eine Konfiguration und Pflege vollkommen entfällt.

Revisionssicherheit und Zertifizierung

Sowohl das docuvita-Produktangebot als auch die Applikationen und Services von SEEBURGER erfüllen höchste Anforderungen an Standards. So entspricht das Dokumentenmanagementsystem von docuvita strengsten Vorgaben an Revisions- und Manipulationssicherheit für Finanzdokumente nach GoBD und für medizinische Dokumente nach Patientenrechtegesetz. Zertifiziert wurde dies unlängst vom VOI und TÜV it (TÜVNord).

SEEBURGER-Applikationen und Services werden ebenfalls regelmäßig zertifiziert. Die SEEBURGER Solution Extension «Purchase-to-Pay» für SAP erhielt von der SAP SE die Bestätigung für eine reibungslose Integration mit den SAP-Plattformen ERP on HANA und S/4HANA. Für alle SEEBURGER Cloud Services gelten:

• ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland
• ISO 27001 zertifizierte und ITIL-basierte Betriebsabläufe
• ISAE 3402 (SOC1) Typ2 auditierte interne Kontrollsysteme

„Die EDI-Lösungen von SEEBURGER sind umfassend und seit Jahren“ bewährt sagt Helge Lenuweit, Geschäftsführer von docuvita. „Dadurch können unsere Kunden alle Anforderungen an einen sicheren, zuverlässigen und leistungsfähigen Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern erfüllen“.

„SEEBURGER-Kunden bekommen mit docuvita ein modernes, revisionssicheres und wettbewerbsfähiges Archiv zur Seite gestellt. Bei Bedarf können zusätzliche Funktionen für Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Information Management (EIM) zugeschaltet werden“, so Simon Bolta, Sales Manager Healthcare and Government bei SEEBURGER.

Weiterführende Informationen unter www.seeburger.de und www.docuvita.de.

Über SEEBURGER

Die SEEBURGER AG versteht sich als Motor für die digitale Transformation und ermöglicht ihren Kunden die Digitalisierung und Integration interner und externer Geschäftsprozesse – On-Premise oder als Managed Service/Cloud-Lösung. Die technologische Basis bildet die SEEBURGER Business Integration Suite – eine zentrale, unternehmensweite Datendrehscheibe für sämtliche Integrationsaufgaben und für den sicheren Datentransfer. SEEBURGER bietet überdies Werkzeuge sowie fertige Softwarelösungen zur Abbildung, Steuerung und Kontrolle von SAP-Prozessen. SEEBURGER-Kunden profitieren von der über 30-jährigen Branchenexpertise und dem Prozess-Know-how aus Projekten bei mehr als 10.000 Unternehmen wie Bosch, EMMI, EnBW, E.ON, Hapag-Lloyd, Heidelberger Druckmaschinen, LichtBlick, Lidl, Linde, OSRAM, Ritter Sport, RWE, SCHIESSER, SEW-EURODRIVE, s.Oliver, SupplyOn, Volkswagen u.a. Seit der Gründung 1986 ist Bretten Hauptsitz des Unternehmens. SEEBURGER unterhält 11 Landesgesellschaften in Europa, Asien und Nordamerika. Weitere Informationen unter: www.seeburger.de.

Über docuvita

Die docuvita GmbH & Co. KG mit Sitz in Bad Soden (Taunus) ist Hersteller der gleichnamigen Dokumentenmanagement Software docuvita. Als eigenständiger und unabhängiger Hersteller haben wir uns auf die Entwicklung von Softwarelösungen rund um die Themen Dokumentenmanagement, Workflow und E-Mailarchivierung spezialisiert. Wir verstehen uns als Entwickler flexibler und leistungsfähiger Software. Unser Hauptaugenmerk richten wir dabei auf die nahtlose Überführung von bisher papiergebundenen Prozessen in die EDV und die damit einhergehenden Möglichkeiten der einheitlichen Automatisierung von dokumentenbasierten Prozessen. Wir legen großen Wert auf die ständige technische Weiterentwicklung unserer Produkte und die fachliche Weiterbildung unserer Mitarbeiter. Der Vertrieb erfolgt über ein Netzwerk leistungsfähiger Fachhandelspartner. Dank flexibler Schnittstellen verfügt docuvita über Anbindungen an führende ERP- und CRM-Systeme. Weitere Infos unter: www.docuvita.de.

Direkter Kontakt:

Pressekontakt:

ERP und DMS – WaWision jetzt mit neuer Schnittstelle zu docuvita

Es gibt nun eine Schnittstelle zwischen dem Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – von docuvita und dem ERP-System WaWision der embedded projects GmbH. Ab sofort können alle Dokumente aus WaWision direkt in docuvita importiert werden. Das Erleichtert die Suche nach Eingangsbelegen, Rechnungen, Lieferscheinen, E-Mails und vielem mehr – so kann langfristig die Effizienz der Arbeitsabläufe gesteigert werden. Über die Kopplung von ERP- und DMS-System wird auch die revisionssichere Archivierung von Dokumenten aus älteren Geschäftsjahren sichergestellt.

Übersicht über die Dokumente steigert die Arbeitseffizienz enorm

Mehrere Studien haben die Auswirkungen von Dokumentensuche im Arbeitsalltag untersucht und Mitarbeiter befragt. Im Schnitt geben etwa 25 Prozent der Mitarbeiter an, Schwierigkeiten zu haben, die richtigen Dokumente und Vorlagen zu finden. Häufig gibt es mehrere Versionen, die Informationen werden im falschen Ordner abgelegt oder anders benannt als üblich. Damit alle Dokumente, die im ERP-System WaWision einlaufen oder von der Warenwirtschaftssoftware generiert werden, für den schnellen Recherchezugriff verfügbar sind, wurd eine Schnittstelle zu docuvita entwickelt – einem DM- und ECM-System. docuvita richtet sich neben kleinen und mittleren Unternehmen auch an Startups und bedient damit die gleiche Zielgruppe wie WaWision.

Alles in einem System: Fünf Vorteile der Kopplung von ERP und DMS

Automatisierter Dokumenteneingang:
Die Dokumente werden automatisch erfasst und abgelegt. Dadurch, dass die Dokumente nicht manuell archiviert werden, sparen sich die Mitarbeiter Arbeitszeit – und im Nachgang natürlich auch beim Wiederfinden der Unterlagen.

Einsparpotenzial bei der Archivierung:
Die Daten aus zurückliegenden Geschäftsjahren fließen vom ERP- in das ECM-System, das meist günstigeren Server-Speicherplatz bietet.

Bessere Dokumentation:
Da in dem DMS-System klar ersichtlich ist, wann welcher Bearbeitungsschritt vorgenommen wurde, haben die Mitarbeiter jederzeit schnellen Zugriff auf die aktuelle Version.

Ortsunabhängiger Zugriff auf die Dokumente:
Da docuvita ebenfalls eine Cloud-Lösung ist, können Mitarbeiter jederzeit – auch im Homeoffice – auf die Dokumente zugreifen.

Revisionssichere Archivierung:
Viele Dokumente aus dem ERP-System müssen so ablegt werden, dass sie den Anforderungen des Handelsgesetzbuches entsprechen. Die gesetzeskonforme Archivierung wird vom DMS übernommen.

WaWision überträgt alle Dokumente direkt in das DMS docuvita

Die neue Schnittstelle zu Docuvita erleichtert WaWision-Nutzern neben der Verwaltung auch die Recherche nach Dokumenten. Besonders nützlich ist die Kopplung von ERP-System und DMS für die Recherche nach Lieferscheinen und Reklamationsschreiben, aber auch nach Rechnungen. Der gesamte Prozess der Rechnungseingangsprüfung über die Buchung bis hin zur Zahlungsabwicklung kann automatisiert werden. Das System erkennt außerdem Doppelungen und sortiert sie aus, so dass die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert werden kann.

www.wawision.de
www.docuvita-solutions.de

docuvita solutions implementiert ZUGFeRD-Unterstützung

Die Eingangsrechnungsverarbeitung gehört zu den ressourcenintensiven Tätigkeiten im Unternehmen. Digitalisierung und Automatisierung in diesem Bereich führen schnell zu einer Senkung der Kosten.

Der DocScout.IDEX erweitert das docuvita DMS um die automatische Erkennung und Archivierung von Eingangsrechnungen. Neben digitalen bzw. gescannten Belegen werden auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format vom DocScout.IDEX inhaltlich ausgewertet. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat schafft hierbei die Voraussetzung für ein fehlerfreies Auslesen der eingebetteten Beleginformationen.

Im Rahmen des Eingangsrechnungsworkflows werden die ausgelesenen Informationen dann weiterverarbeitet und zur Steuerung des Freigabeprozesses verwendet. Bei Bedarf erfolgt abschließend die Übergabe der entsprechenden Buchungsdaten an die Fibu.

Hauptfunktionen im Kurzüberblick

● Automatische Erkennung und Extraktion von Belegdaten aus digitalen, gescannten und ZUGFeRD-Rechnungen
● Überprüfung der Pflichtangaben auf Rechnungen gem. §14 UStG
● Abbildung des Freigabe- und Bearbeitungsprozesses: Eingangsrechnungsworkflow
● Automatische Archivierung der Rechnungen in digitalen Lieferantenakten

Weitere Informationen zur automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung mit dem DocScout.IDEX und zur docuvita solutions GmbH finden Sie hier.

Weitere Informationen zum Thema ZUGFeRD finden Sie unter www.ferd-net.de

Die Firma MD Hardware & Service und Mike Sartissohn präsentierten am 30.08.2017 vor rund 130 Unternehmensvertretern beim 2. Digitalforum aus dem Landkreis Leer wie Digitalisierung bereits jetzt umgesetzt wird. Im Landkreis soll u.a. ein Amt für Digitalisierung geschaffen werden welches Unternehmen und Schulen auf dem Weg zur Digitalisierung unterstützen soll.

2. Regionalforum Digitalisierung in Leer am 30.08.2017

„In wenigen Jahren müssen wir als Landkreis alle unsere Dienstleistungen auch digital anbieten“, formulierte Landrat Groote die Herausforderung. Dazu gehöre auch eine elektronische Aktenführung: „Der Bürger wird im Netz einsehen können, wie weit sein Antrag bearbeitet worden ist.“ und „Niemand soll sich künftig mehr Urlaub nehmen müssen, weil er zum Straßenverkehrsamt muss.“

Der Landrat des Landkreises Leer, Matthias Groote, begrüßte viele Vertreter umliegender Unternehmen und die Mitglieder der „Initiative Digital“.

Als Beispiel aus der Praxis präsentierte Herr Sartissohn mit der Firma MD Hardware & Service das docuvita Projekt bei der Firma Logaer Maschinenbau GmbH. „Ein typisches Projekt bei welchem mehrere Herausforderungen gleichzeitig gelöst wurden“ sagte Hr. Sartissohn:
– Revisionssichere Archivierung nach GoBD
– Weniger Kosten und höhere Nachhaltig durch papierlose Archive.
– Schnellere Ablage, weniger Lauf- und Suchzeiten.
– Schnelles Finden digitalisierter Objekte
– Orts- und geräteunabhängiges Arbeiten durch web-basierten Zugriff.
– Verknüpfung verschiedener Datenquellen (Mail und ERP-Software)
– Automatisch, strukturierte Ablage von Belegen aus dem ERP System
– Automatische Anlage von digitalen Akten und Ordnerstrukturen, wenn ein Kunde angelegt wird.
– Lückenlos nachvollziehbare Kommunikation
– Je nach Berechtigung ist nun ein Abteilungsübergreifender Zugriff auf Dokumente möglich.
– Workflows sind unkompliziert integrier- und erweiterbar.

Frank Milich von der MD Hardware & Service GmbH aus Emden und
Mike Sartissohn von der Sartissohn GmbH aus Bardowick.

Workflows bieten während der digitalen Bearbeitung nicht nur bei Amtsvorgängen wesentliche Vorteile:
– Eingabefehler und Einarbeitungszeiten werden durch definierte Vorgaben deutlich reduziert.
– Nichts geht mehr verloren, denn die Vorgänge wandern digital durch das Amt/Unternehmen.
– Freigaben, Weiterleitungen und Rückfragen erfolgen per Mausklick
– Manuelle Ablage und Suchzeiten entfallen
– Fristen werden eingehalten. Die Bearbeitung kann automatisch zum Teamleiter eskaliert werden, wenn eine Bearbeitung nicht innerhalb definierter Frist erfolgen konnte.
– Nichts wird vergessen: Wiedervorlage und Weiterleitungen passieren automatisch.
– Drittsysteme können unkompliziert in den Workflow eingebunden werden, um zum Beispiel einen Status oder Daten zu erhalten, oder an das Dritt-System weiterzugeben.
– Der Bearbeitungsstand ist jederzeit, überall einsehbar. Auch von Bürgern und Kunden, wenn gewünscht.
– Versionsstände der Dokumente werden automatisch angelegt und vieles mehr.

Vertreter der „Initiative Digital“ und Referenten des zweiten Regionalforums zum Thema Digitalisierung.

Ansprechpartner:

MD Hardware & Service
docuvita Fachhändler
www.md-systemhaus.de
Frank Milich
Mobil: 0170 – 2958247
E-Mail: f.milich(at)md-systemhaus.de

Sartissohn GmbH
docuvita Distributor und Partnermanagement
www.sartissohn.de
Matthias Brinkmann
Tel: 04131 / 24 35 – 17
E-Mail: matthias.brinkmann(at)sartissohn.de

Quelle:
Landrat Matthias Groote moderierte das zweite Regionalforum
Vertreter und Referenten des zweiten Regionalforums Digitalisierung
Begrüßung der teilnehmenden Firmenvertreter
Teilnehmer des zweiten Regionalforums zum Thema Digitalisierung

Der CRM-Softwarehersteller AMTANGEE AG und docuvita haben eine Kooperation vereinbart mit dem Ziel, das docuvita DMS-System in die AMTANGEE CRM-Software zu integrieren.

Bisher waren bereits einige Fachhändler in beiden Produktwelten „zu Hause“. Auf dieser Basis ist nun eine Zusammenarbeit entstanden, die AMTANGEE-Kunden eine einfache, direkt integrierte Möglichkeit zur revisionssicheren digitalen Archivierung von Dokumenten eröffnen wird. Neben der Zusammenführung der Vorteile beider Produkte ergibt sich für AMTANGEE-Anwender die Möglichkeit, weitergehende DMS-Anforderungen wie die Unterstützung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen oder die Anbindung von ERP-Systemen „aus einem Guss“ zu realisieren.

Weiterführende Informationen finden Sie auch im AMTANGEE-Blog

Über AMTANGEE
AMTANGEE ist Hersteller der gleichnamigen CRM-Software für Kundenkommunikation und mobiles CRM im Außendienst für kleine und mittlere Unternehmen. Die AMTANGEE AG ist seit 2001 europaweit tätig und hat seit 2014 ihren Sitz im Hasso Plattner Hightech Park in Potsdam.

Über docuvita
Die docuvita GmbH & Co. KG mit Sitz in Bad Soden stellt das Dokumentenmanagement- und Workflowsystem docuvita her, das an den Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist. Mit einem umfangreichen Schnittstellenportfolio und über 50 Fachhändlern in Deutschland, Österreich und der Schweiz wird die Lösung seit 2004 kontinuierlich ausgebaut.