Revisionssicherheit.
Mit docuvita auf der sicheren Seite.

Revisionssicherheit ist die Grundanforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement-System, das Sie im Bereich der Buchhaltung einsetzen wollen. Allerdings gelten entsprechende Gesetzesvorschriften und Compliance-Anforderungen auch in anderen Bereichen. Auch hier ist Revisionssicherheit ein entscheidendes Kriterium.

Revisionssichere IT-Systeme und Verarbeitungsprozesse erlauben es Ihnen, Papierdokumente zu scannen, zu indizieren, zu archivieren und jederzeit problemlos wiederzufinden. Die digitale Kopie tritt an die Stelle des gescannten Beleges – das Papierdokument wird nicht länger benötigt.

Revisionssichere Archivierung mit docuvita

docuvita erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für Revisionssicherheit. Wichtig ist dabei, dass zur Erlangung der Revisionssicherheit im Sinne der Abgabenordnung / GoBD neben dem Einsatz eines geeigneten Archivsystems weitere technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden.

Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit unterstützen wir Sie gern bei der Evaluierung der für Sie geltenden Anforderungen sowie bei der Definition und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen.

Gibt es revisionssichere Archive?

Finanzbehörden und Zertifikate
Die Finanzbehörden zertifizieren kein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem als revisionssicher, da bei jeder Installation andere Umgebungsanforderungen bestehen. Dabei wird neben der Software ein besonderes Augenmerk auf den gesamten Verarbeitungsprozess gelegt – vom Posteingang bis hin zur Datensicherung.

Was können Sie tun?
Erstellen Sie in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation. Zudem sind die einzelnen Verarbeitungsschritte, die Installation der Server- und Dokumentenmanagement-Software, die Umgebungsbedingungen, Dokumentationen und organisatorischen Regelungen genau zu betrachten. Ein sachverständiger Dritter, beispielsweise ein Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater, kann das installierte System sowie die ablaufenden Prozesse zusätzlich zertifizieren.

Achten Sie außer bei der Buchhaltung auch in anderen Bereichen auf eventuell verbindliche Richtlinien, die auf Ihren Anwendungsfall zutreffen. Es gibt zum Teil noch strengere Auflagen oder Dokumente, die in jedem Fall in ihrer Originalform aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen unter anderem bestimmte Zollpapiere oder Jahresabschlüsse.

Lassen Sie sich beraten.

Die Dokumentenmanagement-Experten von docuvita helfen Ihnen gern, die für Sie und Ihr Unternehmen anwendbaren Gesetzesvorschriften und Aufgaben zu identifizieren und sowohl Ihre Prozesse als auch Ihre IT-Umgebung auf eine revisionssichere Verarbeitung hin zu optimieren. Sprechen Sie uns an.

Erfahren Sie mehr über die Automatische Archivierungsfunktion …