Revisionssicherheit.
Mit docuvita auf der sicheren Seite.

Revisionssicherheit ist die Grundanforderungen sowohl an ein klassisches Archiv, als auch jedes moderne Dokumentenmanagement-System, das Sie im Bereich der Buchhaltung einsetzen wollen. Allerdings gelten entsprechende Gesetze, Vorschriften und Compliance-Anforderungen auch in vielen anderen Bereichen des Unternehmens. Wir empfehlen daher die Revisionssicherheit als ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl des Systems für die elektronische Archivierung Ihrer unternehmenskritischen Unterlagen und Daten zu berücksichtigen.

Revisionssichere IT-Systeme und Verarbeitungsprozesse erlauben es Ihnen, Papierdokumente zu scannen, zu indizieren, sicher zu archivieren und jederzeit problemlos wiederzufinden. Die digitale, oder auch elektronische, Kopie tritt hierbei an die Stelle der gescannten Dokumente – das Papierdokument wird nicht länger benötigt. Darüber hinaus gib die Revisionssicherheit auch den digitalen Prozessen in Ihrem Unternehmen eine zusätzliche Schutz, da Sie jederzeit nachweisen können, dass es auch an elektronischen Dokumenten (PDF, E-Mail, Office Dokument) keine nachträglichen Manipulationen gegeben hat.

Revisionssichere Archivierung mit docuvita

Wir haben unsere Lösungen zur Archivierung und zum Dokumentenmanagement vom VOI und dem TÜV IT (TÜV Nord) auf die grundsätzliche Eignung zur revisionssicheren Archivierung, im speziellen nach den Anforderungen der GoBD, überprüfen lassen. Das Ergebnis: Mit docuvita können Sie die gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit erfüllen. Weitere Informationen zur PK-DML ready Zertifizierung finden Sie auf der Homepage des VOI.

TÜV IT / VOI Siegel - PK-DML ready

Wichtig ist dabei, dass zur Erlangung der Revisionssicherheit im Sinne der Abgabenordnung / GoBD neben dem Einsatz eines geeigneten Archivsystems weitere technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden müssen. Diese sind in einer Verfahrensdokumentation niederzuschreiben. Im Rahmen unserer Beratungstätigkeit unterstützen wir Sie gern bei der Evaluierung der für Sie geltenden Anforderungen sowie bei der Definition und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen.

Gibt es revisionssichere Archive?

Finanzbehörden und Zertifikate
Die Finanzbehörden zertifzieren kein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem als revisionssicher, da bei jeder Installation andere Umgebungsanforderungen bestehen. Geprüft wird jedoch die Verfahrensdokumentation. Dabei wird neben der Software ein besonderes Augenmerk auf den gesamten Verarbeitungsprozess – vom Posteingang bis zur Datensicherung – gelegt.

Unsere Empfehlung an Sie
Erstellen Sie in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation. Dank unserer Vorarbeit in Form der PK-DML ready Zertifizierung konzentrieren Sie sich dabei nur noch auf die implementierten Verarbeitungsprozesse, Ihr IT-Sicherheitskonzept (Zugriffsschutz, Datensicherung etc.) sowie Ihre organisatorischen Regelungen. Ein sachverständiger Dritter, beispielsweise ein Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater, kann das installierte System und die ablaufenden Prozesse zusätzlich prüfen und Ihnen weitere Sicherheit geben. Gerne stellen wir einen entsprechenden Kontakt für Sie her.

Achten Sie außer bei der Buchhaltung auch in anderen Bereichen auf eventuell verbindliche Richtlinien, die auf Ihren Anwendungsfall zutreffen. Es gibt zum Teil noch strengere Auflagen. Es gibt außerdem Dokumente, die nach aktueller Rechtsprechung in jedem Fall in ihrer Originalform aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen unter anderem bestimmte Zollpapiere oder Jahresabschlüsse.

GoBD und Verfahrensdokumentation

Mit dem Schreiben des Bundesministerium für Finanzen zu den GoBD vom 14. November 2014 ist die Verfahrensdokumentation zu einem zentralen Bestandteil von Steuerprüfungen geworden. Das Wort taucht auf 37 Seiten 21 Mal im Wortlaut und zusätzlich in verschiedenen Abwandlungen und Umschreibungen auf.

Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1), die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DVSystems entspricht.

Quelle: GoBD, Randnotiz 34 / Bundesministerium für Finanzen

Da uns immer wieder die Frage gestellt wird was das für Ihr Unternehmen heißt und was der Anbieter selbst beisteuern kann möchten wir Ihnen hier eine grobe Orientierung, basierend auf unserer Erfahrungen aus dem Austausch mit Kunden, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Finanzbehörden, geben.

Faustregel

Als Faustregelt für die Zusammenstellung Ihrer Verfahrensdokumentation gilt:

  • 1/3 Dokumentation des Systems
  • 1/3 Dokumentation zur Implementierung der Lösung und der allgemeinen IT-Sicherheit
  • 1/3 Dokumentation von Verantwortlichkeiten und Prozessen

Aufteilung
So teilt sich die Last bei der Dokumentation auch in drei etwa gleichgroße Teile auf:

  1. Den Anbieter der technischen Lösung zur Archivierung
  2. Den Implementierungspartner und Ihre IT oder Ihren IT-Betreuer
  3. Die fachlich Verantwortlichen für die Prozesse

Das Wichtigste für die Geschäftsführung
Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungsund Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).

Lassen Sie sich beraten.

Die Dokumentenmanagement-Experten von docuvita helfen Ihnen gern, die für Sie und Ihr Unternehmen anwendbaren Gesetzesvorschriften und Aufgaben zu identifizieren und sowohl Ihre Prozesse als auch Ihre IT-Umgebung auf eine revisionssichere Verarbeitung hin zu optimieren. Sprechen Sie uns an.

Erfahren Sie mehr über die Automatische Archivierungsfunktion …

Abkürzungen

  • GoBD: Grundsätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff
  • AO: Abgabenordnung
  • HGB: Handelsgesetzbuch