Kundenportraits und Erfahrungsberichte

Die im Jahr 2005 gegründete Bildungseinrichtung ist eine englischsprachige private Ganztagsschule für Schüler im Alter von vier bis 18 Jahren. Durch die Abstimmung des Lehrplans mit den Richtlinien der Internationalen Baccalaureate Organisation IBO und dem bayerischen Kultusministerium sind die Schulabschlüsse international anerkannt. Im Schuljahr 2016/17 wurden an der Schule 340 Schüler von 60 Lehrern aus 18 Nationen unterrichtet. Der Wirtschaftsraum Read More
International School Augsburg

Die im Jahr 2005 gegründete Bildungseinrichtung ist eine englischsprachige private Ganztagsschule für Schüler im Alter von vier bis 18 Jahren. Durch die Abstimmung des Lehrplans mit den Richtlinien der Internationalen Baccalaureate Organisation IBO und dem bayerischen Kultusministerium sind die Schulabschlüsse international anerkannt. Im Schuljahr 2016/17 wurden an der Schule 340 Schüler von 60 Lehrern aus 18 Nationen unterrichtet. Der Wirtschaftsraum Schwaben beherbergt eine Vielzahl international tätiger Konzerne mit einem steigenden Bedarf an ausländischen Fach- und Führungskräften. Die ISA als internationale Schule stellt daher einen wichtigen Standortfaktor dar.

Schule digital 4.0

Ausgangssituation

Um dem ständig steigenden Aufwand bei Dokumentation und Aktenverwaltung Herr zu werden, entschied sich die International School Augsburg 2015 zu einem innovativen Schritt – der Einführung einer Dokumentenmanagementlösung. „Wir wollten Personalordner und andere Akten hinter uns lassen“, erläutert Marcus Wagner (Vorstand Business & Finance) die Entscheidung der Schule. Im Zentrum der Anforderungen standen von Anfang an das schnellere Auffinden digitaler Dokumente und Akten sowie die Automatisierung von Verwaltungsprozessen. Gleichzeitig sollte eine Verbesserung des Datenschutzes erreicht werden, um den Zugriff auf sensible Schüler- und Personaldaten besser steuern und kontrollieren zu können.

Lösung

Als Spezialist für die Digitalisierung von Prozessen wurde die docuvita solutions GmbH beratend hinzugezogen und erhielt daraufhin den Auftrag für die Realisierung dieser Anforderungen. Auf der Grundlage eines gemeinsam mit der ISA erarbeiteten Umsetzungskonzeptes begann 2015 in enger Abstimmung mit den einzelnen Fachbereichen der Schule die schrittweise Implementierung in definierten Teilprojekten. Diese Vorgehensweise wurde gewählt, um den laufenden Geschäftsbetrieb nicht zu beeinträchtigen und die Benutzerakzeptanz von Anfang an zu stärken. Außerdem konnten dadurch im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Erfahrungen aus der bisherigen Arbeit in die jeweils nachfolgenden Teilprojekte einfließen. Auf Basis eines ausgefeilten Berechtigungssystems, das die Benutzerzugriffe nach den Vorgaben der ISA steuert und protokolliert, erfolgte zunächst die generelle Umstellung der Verwaltung auf digitale Akten und auf die rein elektronische Archivierung von Dokumenten und sonstigen Schriftstücken. Für Marcus Wagner war hierbei eine nachvollziehbare Dokumentation der Änderungshistorie besonders wichtig: „So ist sichtbar, wer wann was mit einem Dokument gemacht hat. Dadurch können wir den Datenschutz bzw. die Datensicherheit enorm steigern.“

Zentrale Bedeutung hatte das Teilprojekt der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung, denn hier zeigen sich die Vorteile von papierlosen, gesteuerten Abläufen besonders anschaulich. Eingehende Papierrechnungen werden über einen zentralen Scanner digitalisiert und automatisch archiviert. Das eingebaute Workflow-System startet daraufhin selbsttätig eine neue Aufgabe bzw. einen neuen Workflow. Nun geht die Rechnung dem jeweiligen Bearbeiter auf elektronischem Wege zu; dieser kann der Zahlung entweder zustimmen oder diese ablehnen. Über beide Entscheidungen erhält die Buchhaltung eine entsprechende Nachricht. Die Integration der Dokumentenmanagementlösung mit den in der Schule eingesetzten ERP- und FIBU-Anwendungen erlaubt zudem eine Automatisierte Vorprüfung der Rechnungen und einen Abgleich mit dem Kreditorenstamm. Marcus Wagner fasst seine Erfahrungen mit dem bisher Erreichten so zusammen: „Die Vorteile der Lösung spüren wir beispielsweise in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen:
Vom Eingang bis zur Bezahlung der Rechnung wird der komplette Workflow automatisiert, was viel Zeit bei der Bearbeitung spart.“ Und weiter „Durch diese vollautomatisierten Prozesse lassen sich auch typische menschliche Fehler wie eine falsche Ablage oder ein

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Werner-von-Braun-Straße 1a, 86368 Gersthofen
Bonflam schmeckt auch dank docuvita Rundum den Geschmack getroffen Alle kennen Pizza. Seit einigen Jahren erhält der italienische Exportschlager Konkurrenz. Die aus dem Elsass bekannten Flammkuchen sind in aller Munde. Wegbereiterin in der Schweiz ist die Bonflam GmbH aus Gossau SG. Ein hauchdünner, fein knuspriger Teig, klassisch belegt mit Speck und einer auf Sauerrahm und Crème fraîche basierenden, unverkennbaren Crème Read More
BONFLAM

Bonflam schmeckt auch dank docuvita

Rundum den Geschmack getroffen

Alle kennen Pizza. Seit einigen Jahren erhält der italienische Exportschlager Konkurrenz. Die aus dem Elsass
bekannten Flammkuchen sind in aller Munde. Wegbereiterin in der Schweiz ist die Bonflam GmbH aus Gossau SG.

Ein hauchdünner, fein knuspriger Teig, klassisch belegt mit Speck und einer auf Sauerrahm und Crème fraîche basierenden, unverkennbaren Crème – natürlich serviert auf dem Holzbrett: Das sind Flammkuchen. Sie sind seit langem ein fester Wert in der Gastronomie im Elsass. Ihr nun schon mehrere Jahre anhaltender Erfolg in der Schweiz hat einen Namen – Bonflam.

Alles aus einer Hand

Marcel Erni hat die Idee entwickelt, die seit der Gründung des Unternehmens im Mai 2010 eingeschlagen hat. Aus einer Hand bietet Bonflam alles an, was Restaurants aber auch Privathaushalte benötigen, um originale Flammkuchen auf den Tisch zu zaubern. Die Liste ist lang: Angefangen bei den Böden über verschiedene Zutaten zum Belegen bis zu den Servierbrettern und eigens entwickelten Flammkuchen-Öfen. Dabei setzt Marcel Erni auf ein dezentrales System, sowohl im Handel als auch in der Produktion. Dank dieses Aufbaus kann er mit schlanken Strukturen arbeiten, ist aber trotzdem überall nahe bei den Kundinnen und Kunden. Die dezentrale Organisation verlangt allerdings auch durchdachte Prozesse und ein System, welches sämtliche Geschäftsabläufe rückverfolgbar macht. Die E-Mail ist dabei das bevorzugte Kommunikationsmittel. Die Herausforderungen waren, den Mailverkehr lückenlos erfassen zu können, zentral abzulegen und weiterzuverarbeiten. Von Anfang an setzte er dafür auf die Vorteile von docuvita, welches als einen Bestandteil seiner umfassenden Software auch eine durchdachte E-Mail-Archivierung anbietet.

Mehr als Ablage

docuvita bietet aber weit mehr als lediglich eine intelligente Ablage. Es beginnt schon bei der Definition der Archivierung: E-Mails können entweder selektiv archiviert werden oder gleich der gesamte E-Mailverkehr wird automatisch abgelegt. Über anpassbare Schnittstellen lässt sich docuvita auch mit bestehenden CRM- oder ERP-Systemen integrieren, was eine Funktionalität ist, welche von Marcel Erni sehr geschätzt wird. docuvita archiviert die E-Mails zusammen mit allen Dateianhängen; dabei werden E-Mails sowie die Anhänge und Metadaten indexiert und abgelegt. Diese Verknüpfungen zu datenführenden Anwendungen sind ein weiteres Plus, auf das Marcel Erni für Bonflam setzt. So können unterzeichnete Lieferscheine automatisiert verarbeitet werden – völlig unabhängig davon, wo in der Schweiz die Lieferung erfolgte. Besonders praktisch ist die digitale Zuordnung zu den bereits vorhandenen Kundenakten

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Gozenbergstrasse 25, CH-9200 Gossau SG
Kundendaten weltweit immer griffbereit Wenn Matthias Bodenmann, Sales-Manager der Package Line GmbH, mit einem Kunden spricht, hat er weltweit Zugriff auf sämtliche relevanten Daten. Damit kann der Anbieter von massgeschneiderten Taschen punktgenau die Kundenbedürfnisse aufnehmen und erfüllen. „Die Beratung steht für uns an erster Stelle“, sagt Matthias Bodenmann. Mit dieser Kernaussage fasst er einen schönen Teil der seit 2005 anhaltenden Read More
PACKAGE LINE

Kundendaten weltweit immer griffbereit

Wenn Matthias Bodenmann, Sales-Manager der Package Line GmbH, mit einem Kunden spricht, hat er weltweit Zugriff auf sämtliche relevanten Daten. Damit kann der Anbieter von massgeschneiderten Taschen punktgenau die Kundenbedürfnisse aufnehmen und erfüllen.

„Die Beratung steht für uns an erster Stelle“, sagt Matthias Bodenmann. Mit dieser Kernaussage fasst er einen schönen Teil der seit 2005 anhaltenden Erfolgsgeschichte der Package Line GmbH zusammen. Das mit schlanken Strukturen arbeitende Unternehmen steht für Zuverlässigkeit und dem guten Auge für Trends. Aktuell stehen ökologische Taschen beispielsweise aus Filz oder Bambus, die mehrmals verwendet werden können hoch im Kurs. Passend dazu ist das Unternehmen neu auch Ausstellungspartner in der Umweltarena in Spreitenbach. „Wir können unseren Kunden eine Vielzahl von Materialien anbieten, erklärt Bodenmann und verweist auf den neu kreierten „Taschenfinder“, der auf einen Blick und nach Branchen aufgeschlüsselt verdeutlicht, welches Produkt für wen passt. Mit der Lancierung des Taschenfinders legt Package Line allen ein gutes Stück Wissen in die Hand, das Ihnen schnelle Entscheide ermöglicht. Einsatz und Produkte aber vor allem auch alles Wichtigste über Lieferfristen, Traglast, Bedruckbarkeit und nicht zuletzt die Grössenvielfalt, sind kompakt ersichtlich.

Prozesse auch elektronisch im Griff

Um die eigenen Prozesse weiter zu optimieren und überall und jederzeit unbeschränkten Zugriff auf alle Kunden- und Lieferantendaten zu haben, arbeitet die Package Line GmbH neu mit dem Dokumentenmanagement von docuvita. Damit steht ein schlankes, leistungsfähiges System für die gesamte Auftragsabwicklung sowie die Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Die Übersichtlichkeit in Verbindung mit der Datenverfügbarkeit sind für Matthias Bodenmann starke Argumente für den Einsatz dieser Software. Zudem schätzt er docuvita als Controllinginstrument. Zusätzlich erleichtert der direkte Zugang des eigenen Treuhänders den Jahresabschluss enorm; natürlich bei garantierter Revisionssicherheit. Matthias Bodenmann ist es sich gewohnt, anspruchsvolle Kundenwünsche erfolgreich umzusetzen. Ebenso anspruchsvoll ist er gegenüber seinen Lieferanten und spricht in der Zusammenarbeit mit docuvita von einer „optimalen Sache“.

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Schulhausstrasse 4, CH-9247 Henau SG