Die Firma MD Hardware & Service und Mike Sartissohn präsentierten am 30.08.2017 vor rund 130 Unternehmensvertretern beim 2. Digitalforum aus dem Landkreis Leer wie Digitalisierung bereits jetzt umgesetzt wird. Im Landkreis soll u.a. ein Amt für Digitalisierung geschaffen werden welches Unternehmen und Schulen auf dem Weg zur Digitalisierung unterstützen soll.
2. Regionalforum Digitalisierung in Leer am 30.08.2017
„In wenigen Jahren müssen wir als Landkreis alle unsere Dienstleistungen auch digital anbieten“, formulierte Landrat Groote die Herausforderung. Dazu gehöre auch eine elektronische Aktenführung: „Der Bürger wird im Netz einsehen können, wie weit sein Antrag bearbeitet worden ist.“ und „Niemand soll sich künftig mehr Urlaub nehmen müssen, weil er zum Straßenverkehrsamt muss.“
Der Landrat des Landkreises Leer, Matthias Groote, begrüßte viele Vertreter umliegender Unternehmen und die Mitglieder der „Initiative Digital“.
Als Beispiel aus der Praxis präsentierte Herr Sartissohn mit der Firma MD Hardware & Service das docuvita Projekt bei der Firma Logaer Maschinenbau GmbH. „Ein typisches Projekt bei welchem mehrere Herausforderungen gleichzeitig gelöst wurden“ sagte Hr. Sartissohn:
– Revisionssichere Archivierung nach GoBD
– Weniger Kosten und höhere Nachhaltig durch papierlose Archive.
– Schnellere Ablage, weniger Lauf- und Suchzeiten.
– Schnelles Finden digitalisierter Objekte
– Orts- und geräteunabhängiges Arbeiten durch web-basierten Zugriff.
– Verknüpfung verschiedener Datenquellen (Mail und ERP-Software)
– Automatisch, strukturierte Ablage von Belegen aus dem ERP System
– Automatische Anlage von digitalen Akten und Ordnerstrukturen, wenn ein Kunde angelegt wird.
– Lückenlos nachvollziehbare Kommunikation
– Je nach Berechtigung ist nun ein Abteilungsübergreifender Zugriff auf Dokumente möglich.
– Workflows sind unkompliziert integrier- und erweiterbar.
Frank Milich von der MD Hardware & Service GmbH aus Emden und
Mike Sartissohn von der Sartissohn GmbH aus Bardowick.
Workflows bieten während der digitalen Bearbeitung nicht nur bei Amtsvorgängen wesentliche Vorteile:
– Eingabefehler und Einarbeitungszeiten werden durch definierte Vorgaben deutlich reduziert.
– Nichts geht mehr verloren, denn die Vorgänge wandern digital durch das Amt/Unternehmen.
– Freigaben, Weiterleitungen und Rückfragen erfolgen per Mausklick
– Manuelle Ablage und Suchzeiten entfallen
– Fristen werden eingehalten. Die Bearbeitung kann automatisch zum Teamleiter eskaliert werden, wenn eine Bearbeitung nicht innerhalb definierter Frist erfolgen konnte.
– Nichts wird vergessen: Wiedervorlage und Weiterleitungen passieren automatisch.
– Drittsysteme können unkompliziert in den Workflow eingebunden werden, um zum Beispiel einen Status oder Daten zu erhalten, oder an das Dritt-System weiterzugeben.
– Der Bearbeitungsstand ist jederzeit, überall einsehbar. Auch von Bürgern und Kunden, wenn gewünscht.
– Versionsstände der Dokumente werden automatisch angelegt und vieles mehr.
Vertreter der „Initiative Digital“ und Referenten des zweiten Regionalforums zum Thema Digitalisierung.
Ansprechpartner:
MD Hardware & Service
docuvita Fachhändler
www.md-systemhaus.de
Frank Milich
Mobil: 0170 – 2958247
E-Mail: f.milich(at)md-systemhaus.de
Sartissohn GmbH
docuvita Distributor und Partnermanagement
www.sartissohn.de
Matthias Brinkmann
Tel: 04131 / 24 35 – 17
E-Mail: matthias.brinkmann(at)sartissohn.de
Quelle:
Landrat Matthias Groote moderierte das zweite Regionalforum
Vertreter und Referenten des zweiten Regionalforums Digitalisierung
Begrüßung der teilnehmenden Firmenvertreter
Teilnehmer des zweiten Regionalforums zum Thema Digitalisierung
