Alles soll heute digital funktionieren – doch gerade bei Dokumenten scheitert es oft an der Unterschrift: Zwar lässt sie sich digital einfügen, ist jedoch häufig nicht rechtssicher. Am Ende wird daher doch wieder manuell unterzeichnet – auf Kosten von Transparenz, Zeit und Nachvollziehbarkeit.

Mit unserem neuen Modul docuvita.Sign und unserer actaSIGN-Schnittstelle ermöglichen wir ab sofort (ab docuvita Version 25.3) eine innovative und smarte Erweiterung, die digitale Signaturprozesse direkt im System integriert. Und damit das elektronische Signieren von digitalen Schriftstücken und die vollständig nachvollziehbare Zustellung von Informationen und Dokumenten. Dokumente wie Verträge, Personalunterlagen oder interne Freigaben können nun mit nur wenigen Klicks rechtsgültig und revisionssicher elektronisch signiert werden – direkt im System, ohne Medienbrüche, ohne Papier, ohne zusätzliche Software.

Jetzt unbedingt ausprobieren und Geschäftsprozesse nun noch schneller und wirklich papierlos machen!

In docuvita gibt es verschiedene Möglichkeiten um Dokumente als Anhänge abzulegen. In der Regel nutzen Sie hierfür wahrscheinlich den „Dokumenttyp“.

Mit dem Objekttyp „Listenelement“ hingegen können Sie Vorgänge, Notizen oder Kommentare erfassen, die keinen Anhang benötigen. Ein Vorgang kann zudem als Grundlage für Workflows wie beispielsweise einen Urlaubsantrag dienen. Erstellt wird dieser mit der rechten Maustaste, „Neu“, obere Dropdown-Auswahl)

Im Beispiel sehen Sie, wie ein Kundenanruf archiviert werden kann. Über den Informations-Workflow lässt sich beispielsweise dann auch eine Rückrufbitte an einen Kollegen erstellen.

Sie haben noch keine Listenelemente? Wenden Sie sich gerne an Ihren Administrator – er unterstützt Sie dabei.

Seit dem 1. Januar gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Rechnungen müssen ab sofort in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus.
Mit docuvita ist es u.a. möglich:

• E-Rechnungen auszulesen und anzeigen zu lassen
• E-Rechnungs-Felder als Variablen festzulegen
• nach E-Rechnungs-Feldern zu suchen
• Workflows auf E-Rechnungen zu starten

Aber egal ob ZUGFeRD oder XRechnung – wir bzw. unsere docuvita Partner helfen in jedem Fall gern weiter!

Häufig benötigte Suchabfragen lassen sich speichern, um sie nach jedem Programmstart direkt verfügbar zu haben.

1. Im linken Ansichtsfenster neben der Listenansicht den Suche-Reiter (Lupe) auswählen und eine neue Suche durchführen.
2. Auf Suche speichern klicken.
3. Im neuen Fenster Neue Suche auswählen, der Suche einen Namen geben und auf Speichern klicken. Die Suche wird nun unter Gespeicherte Suchen abgelegt.

Gespeicherte Suchen können in der oberen Leiste über das Dropdown Suche laden aufgerufen werden. Ein Klick zeigt die gespeicherten Suchen an. Es besteht zudem die Möglichkeit, Suchen für andere Benutzer und Benutzergruppen bereitzustellen. Normale Benutzer können Suchen für Gruppen bereitstellen, denen sie selbst angehören, während Administratoren Suchen für alle Benutzer und Gruppen bereitstellen können.

Mit docuvita sind Dokumente immer DSGVO-konform verwaltet: Jede Änderung ist lückenlos nachvollziehbar, sodass stets erkennbar ist, wer wann welches Dokument bearbeitet hat. Um dies sicherzustellen, wird bei jeder inhaltlichen Änderung automatisch eine neue Version des Dokuments angelegt. Auf alle Versionen kann jederzeit über den Karteireiter „Versionen“ zugegriffen werden.
Damit ein Dokument bearbeitet werden kann, muss es zunächst ausgecheckt werden. Ausgecheckte Dokumente können parallel nicht von anderen Benutzern bearbeitet werden. Folgende Möglichkeiten zur Versionierung gibt es:

• Direkte Bearbeitung per Doppelklick: Mit einem Doppelklick kann ein Dokument im docuvita.WinClient ausgecheckt, direkt bearbeitet und als neue Version wieder eincheckt werden.
• Version per Drag-and-Drop hinzufügen
  Einfach eine gewünschte Datei, zum Beispiel aus dem Explorer, per Drag-and-Drop auf ein bestehendes Dokument in docuvita ziehen, um eine neue Version anzulegen. Es öffnet sich dann automatisch der Dialog zur Erstellung einer neuen Dokumentversion.
• Offline-Bearbeitung für längere Änderungen
  Für eine umfassendere Bearbeitung eines Dokumentes kann dieses ausgecheckt und offline bearbeitet werden. Das Dokument wird währenddessen als „in Arbeit“ markiert und ist für andere Benutzer gesperrt. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und um die aktualisierte Version wieder in docuvita zu speichern, muss nur noch in der Listenansicht des Clients mit der rechten Maustaste auf das Dokument geklickt und im Kontextmenü „Neue Version“ ausgewählt werden.

Nutzen Sie schon unsere App? Absolut praktisch, denn alle Basisfunktionen von docuvita stehen damit auch auf dem Handy oder Tablet zur Verfügung. So kann z.B. bequem von unterwegs auf Dokumente zugegriffen oder diese abgelegt werden oder Workflows gestartet bzw. bearbeitet werden.
Die App finden Sie im App- bzw. Playstore mit der Suche „docuvita“. Ansonsten gibt es den Link zur App und zu Ihrem System in docuvita unter Ansicht -> Information
In der Online-Hilfe finden Sie zudem auch eine Dokumentation zur App. Klicken Sie das ? in der oberen Zeile, um zur Hilfe zu gelangen.