Archiv der Kategorie: Markt & Meinung

Aktuelle Themen und Meinungen rund um den DMS-Markt.

docuvita Public Cloud

Markt & Meinung

Mehr Flexibilität. Mehr Sicherheit. Mehr Effizienz.
Mit der docuvita Pubic Cloud arbeiten Sie jederzeit und überall sicher, flexibel und ohne eigene Server-Infrastruktur.

  • Ortsunabhängiger Zugriff auf Ihre Dokumente per Browser und App
  • Ideal für Homeoffice und mobiles Arbeiten
  • Geringer IT-Aufwand und planbare Kosten
  • Schneller Start ohne hohe Investitionen
  • Automatische Updates & Datensicherungen
  • Schnelle Skalierung
  • Hohe Ausfallsicherheit
  • DSGVO-konforme Speicherung
  • Verwendung individueller Workflow-Modelle
  • Anbindung von Drittsystemen per REST-API
  • Unterstützung gängiger Geschäfts- und Archivierungsprozesse

Alle Infos hier noch einmal zusammengefasst:
Kurzvideo
Flyer

 

Jetzt bei Ihrem Fachhändler anfragen!

docuvita Public Cloud – alle Infos für unsere docuvita Partner im Überblick

Markt & Meinung,

Die Nachfrage nach flexiblen, skalierbaren Lösungen wächst nach wie vor. Genau hier setzen wir mit unserer Public Cloud an: schnell verfügbar, effizient im Betrieb und ohne unnötige Komplexität.
Wir bieten einen DSGVO-konformen Cloudbetrieb mit sicherheitszertifizierter Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland sowie Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (ISO-27001 / BSI C5-Testat Typ 2).

Zur Übersicht aller Informationen stellen wir ab sofort folgende Materialen zur Verfügung:
Kurzvideo
Flyer
Onepager

Für Sie als Überblick und als Download zum Weiterleiten an Ihre Kunden und Interessente.

Für unsere Partner gelten folgende Rabatte auf die Konditionen, abhängig vom jeweiligen Partnerstatus: Vertriebspartner 10 % / Servicepartner 15 %.
Die Rabatte orientieren sich dabei an den Einkaufskonditionen der Mietlizenzen.

Jetzt ausprobieren, teilen & weitererzählen!

docuvita Pre-Release Version 26.2 + Live-Webcast 23.04.

Markt & Meinung

Es ist soweit – die docuvita Version 26.2 steht in den Startlöchern!
Diese wird zahlreiche Anpassungen an der Sicherheitsarchitektur sowie Updates eingesetzter Module enthalten. Zum Testen stellen wir bereits den Pre-Release dazu im Partnerkreis zum Download bereit.

Passend zum Pre-Release haben wir die Inhalte und Neuerungen in unserem Webcast am 23.04.2026 vorgestellt. Zur Aufzeichnung geht es hier.

Überblick über die wichtigsten Inhalte:

  • Umfangreiche Bereinigung von HTTP-Verben bei API-Routen:
    Datenverändernde Aufrufe werden nur noch per POST zugelassen, reine Abrufe weiterhin mit GET.
  • Keine Session-Übergabe bzw. Transport anderer Sicherheitstokens per URL-Parameter:
    Dadurch wird verhindert, dass Session-Parameter in Webserver-Logs gespeichert werden bzw. offen transportiert werden.
  • Sichere Fehlermeldungen:
    Fehlermeldungen enthalten keine internen Details mehr, mit denen Angreifer Zusammenhänge aufspüren könnten.
  • Verbessertes Cookie-Handling und Aktualisierung der Verschlüsselungsverfahren
  • Absicherung von Formularfeldern und Notizen gegen Cross-Site-Scripting-Angriffe

Neben dem großen Thema Sicherheitsverbesserungen in dieser Version wurden natürlich auch eine Reihe funktionaler Fehler behoben und eine neue Funktion implementiert. So gibt es in docuvita nun direkte Unterstützung für das Markdown-Format. Markdown-Dateien können in der Dokumentenvorschau angezeigt werden und – bei entsprechender Benutzerberechtigung – direkt bearbeitet werden. Dabei kann erweitertes Markdown im „Github-Stil“ eingesetzt werden und es werden Diagramme im Mermaid-Format unterstützt. Es lassen sich somit z.B. technische Dokumentationen und ähnliche Dokumente mit wenig Aufwand erstellen und pflegen.

Die Anpassungen und Features können wie üblich dem Changelog entnommen werden.

Hotfix zur docuvita Version 26.1 ab sofort verfügbar

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ab sofort steht mit Version 26.1.2259.9529 ein Hotfix zur docuvita Version 26.1 im Webshop zur Verfügung. Mit diesem Hotfix stellen wir wichtige (Sicherheits-)verbesserungen sowie Fehlerkorrekturen bereit. Nachfolgend eine Übersicht der enthaltenen Änderungen:

  • Sicherheitsupdate
    Es wurde ein Sicherheitsupdate des eingesetzten Reverse Proxy-Servers nginx auf Version 1.29.1 „SnowDrop“ durchgeführt, um weiterhin einen sicheren und reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
  • Verbesserte Suchfunktion für Sonderzeichen innerhalb von Begriffen
    Die Sonderzeichen / und , (einfacher Schrägstrich und Komma) werden nun korrekt als Suchbegriff ausgewertet, wenn sie innerhalb eines Begriffs vorkommen.
  • Korrektur des Datenbank-Schemaupdates für Stempelfunktion
    Ein Fehler im Datenbank-Schemaupdate, der speziell bei Microsoft SQL Server 2017 in Verbindung mit der Stempelfunktion aufgetreten ist, wurde behoben und läuft nun auch in dieser Umgebung fehlerfrei.
  • Fehlerbehebung bei E-Mail-Anhängen mit Umlauten im Dateinamen
    E-Mail-Anhänge, die im Dateinamen einen Umlaut enthielten, konnten zuvor aufgrund eines Fehlers nicht geöffnet werden. Auch dieser Fehler ist nun korrigiert.

docuvita.Sign – Unsere neue Signaturlösung

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Alles soll heute digital funktionieren – doch gerade bei Dokumenten scheitert es oft an der Unterschrift: Zwar lässt sie sich digital einfügen, ist jedoch häufig nicht rechtssicher. Am Ende wird daher doch wieder manuell unterzeichnet – auf Kosten von Transparenz, Zeit und Nachvollziehbarkeit.

Mit unserem neuen Modul docuvita.Sign und unserer actaSIGN-Schnittstelle ermöglichen wir ab sofort (ab docuvita Version 25.3) eine innovative und smarte Erweiterung, die digitale Signaturprozesse direkt im System integriert. Und damit das elektronische Signieren von digitalen Schriftstücken und die vollständig nachvollziehbare Zustellung von Informationen und Dokumenten. Dokumente wie Verträge, Personalunterlagen oder interne Freigaben können nun mit nur wenigen Klicks rechtsgültig und revisionssicher elektronisch signiert werden – direkt im System, ohne Medienbrüche, ohne Papier, ohne zusätzliche Software.

Jetzt unbedingt ausprobieren und Geschäftsprozesse nun noch schneller und wirklich papierlos machen!

docuvita Release Version 26.1

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Unserer Release 26.1 steht ab sofort unter der Versionsnummer 26.1.2254.9518 im Webshop zum Download bereit!

Die Highlights der Version:

  • PDF-Annotationen: Mit der Möglichkeit, direkt im integrierten PDF-Viewer Annotationen auf ein Dokument aufzubringen, wurde nun eine lange gewünschte Funktion realisiert. Sie kann gleichwertig im Web- und Windows-Client genutzt werden – Dokumente mit Annotationen können dann einfach als neue Version gespeichert werden.
  • Stempelfunktion: Aufbauend auf den PDF-Annotationen können nun auch vordefinierte Stempel erstellt und im PDF aufgebracht werden. So können die Dokumente künftig direkt digital mit einem Status markiert werden (z.B. Datum oder „genehmigt“).
  • E-Mail-Versand mit Microsoft Azure: Es wurde in der Vergangenheit bereits oftmals im Support angefragt und nun ist es umgesetzt: ab sofort kann statt des bisherigen SMTP-Versands auch Microsoft Azure (OAuth2) für den E-Mail-Versand genutzt werden.

docuvita Partnertag 2026

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Jedes Jahr aufs Neue – und doch immer wieder besonders: Es ist soweit! Wir dürfen endlich den Termin für den diesjährigen docuvita Partnertag bekanntgeben.

18. September 2026 | FRANKFURT

Anmelden zum Partnertag

Unser Programm:

  • Donnerstag, 17. September (optional)
    Traditionell starten wir mit einem entspannten Get-together am Abend – der perfekte Auftakt, um in die richtige Stimmung für unseren Partnertag zu kommen.
  • Freitag, 18. September
    Spannende Vorträge, neue Perspektiven und ein abwechslungsreiches Fachprogramm: Dazu viel Zeit für Austausch und Networking, bevor wir abends gemeinsam den Tag ausklingen lassen.
  • Samstag, 19. September (optional)
    Noch nicht genug voneinander? Am Vormittag laden wir zu einem gemeinsamen Ausflug ein – perfekt, um Kontakte und Gespräche zu vertiefen und noch etwas von der Stadt zu entdecken.

Über das Rahmenprogramm sowie weitere Informationen zu Hotel und Anreise werden wir zeitnah über unseren Newsletter informieren.

Wir freuen uns schon jetzt auf viele bekannte Gesichter und spannende neue Begegnungen im September!

docuvita Version 25.3 ab sofort verfügbar

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Mehr Funktionen, mehr Komfort – die neue docuvita Version 25.3 (Versionsnummer 25.3.2209.9438) ist da. Hier die Highlights im Überblick:

  • Neue Signaturlösung mit ActaSign:
    Modul zur Erstellung digitaler Signaturen mit Integration über neuen Standard-Workflow „Unterschrift“ und CloudServiceGatewayPlugin „Sign“. Optionen und Preise werden demnächst in einem gesonderten Newsletter bekanntgegeben.
  • Zentrales Workflow-Monitoring:
    Neue Funktion für Workflow-Administratoren und -Verantwortliche für zentralen und umfassenden Überblick über alle laufenden sowie bereits abgeschlossenen Vorgänge.
  • Die neue Volltextsuche:
    Die Suchfunktion von docuvita wurde modernisiert und liefert künftig schnellere und präzisere Suchergebnisse.
    Hinweis – Nach dem Update wird das System den Suchindex einmalig komplett neu erstellen. Dieser Vorgang kann (je nach Datenmenge und Systemleistung) einige Tage dauern und die Volltextsuche ist in dieser Zeit ggf. nur eingeschränkt nutzbar.
  • ZUGFeRD jetzt als separater ContentParser und XSLT-Funktion:
    Implemetierung von separatem ZUGFeRDContentParser zur intuitiveren Verarbeitung von E-Rechnungen und zur automatischen Extraktion von Daten aus ZUGFeRD-konformen Dokumenten. Zusätzlich wurde eine leistungsstarke XSLT-Option eingeführt: Der PdfContentParser, der XRechnungContentParser sowie der neue ZUGFeRDContentParser können nun mithilfe von XSL-Transformationen gezielt Informationen aus eingebetteten XML-Dateien auslesen und verarbeiten.
  • Anpassung der verfügbaren Variablen für Benutzer im Workflow:
    Ab sofort geben diese Felder den technischen Benutzernamen (obj.name) anstelle des vollständigen Namens (obj.description) zurück. Für die Verwendung des vollständigen Namens stehen ab sofort die neuen Variablen TASK.LASTACTIVITYFULLUSERNAME und WORKFLOW.LASTACTIVITYFULLUSERNAME zur Verfügung.
    Hinweis – Es sollte überprüft werden, ob in bestehenden Workflows bewusst der vollständige Benutzername verwendet wird (z.B. für Benachrichtigungen per E-Mail). In diesem Fall bitte die Variablen entsprechend anpassen. Wird die Variable nur für technische Zwecke verwendet, muss nichts angepasst werden.
  • API-Neuerungen im Bereich der Workflows:
    Erweiterung: GetWorkflows – Neue Filterfunktionen für Workflows
    Neu: GetWorkflowValues – Suche nach WorkflowValues für einen Workflow hinzugefügt.

Bei Rückfragen zur neuen Version stehen die Fachhändler bzw. docuvita natürlich gerne zur Verfügung.

docuvita TIPPS | Einfache (Telefon-)Notizen in docuvita – Kennen Sie schon das Listenelement?

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In docuvita gibt es verschiedene Möglichkeiten um Dokumente als Anhänge abzulegen. In der Regel nutzen Sie hierfür wahrscheinlich den „Dokumenttyp“.

Mit dem Objekttyp „Listenelement“ hingegen können Sie Vorgänge, Notizen oder Kommentare erfassen, die keinen Anhang benötigen. Ein Vorgang kann zudem als Grundlage für Workflows wie beispielsweise einen Urlaubsantrag dienen. Erstellt wird dieser mit der rechten Maustaste, „Neu“, obere Dropdown-Auswahl)

Im Beispiel sehen Sie, wie ein Kundenanruf archiviert werden kann. Über den Informations-Workflow lässt sich beispielsweise dann auch eine Rückrufbitte an einen Kollegen erstellen.

Sie haben noch keine Listenelemente? Wenden Sie sich gerne an Ihren Administrator – er unterstützt Sie dabei.

E-Rechnungspflicht seit Januar

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Seit dem 1. Januar gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Rechnungen müssen ab sofort in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF reicht nicht mehr aus.
Mit docuvita ist es u.a. möglich:

  • E-Rechnungen auszulesen und anzeigen zu lassen
  • E-Rechnungs-Felder als Variablen festzulegen
  • nach E-Rechnungs-Feldern zu suchen
  • Workflows auf E-Rechnungen zu starten

Aber egal ob ZUGFeRD oder XRechnung – wir bzw. unsere docuvita Partner helfen in jedem Fall gern weiter!