Mit docuvita können Sie nicht nur einfache Dokumente ablegen sondern auch der gesetzlichen Anforderung zur Archivierung von Geschäftsbriefen nachkommen. Hierfür ist es möglich Ihre E-Mails auf zwei verschiedenen Arten zu archivieren. Sie entscheiden dabei ob selektiv durch den Benutzer archiviert werden soll, oder sämtlicher Schriftwechsel per E-Mail automatisch abgelegt wird. In Verbindung mit einem CRM- oder ERP-System können die E-Mails direkt in eine digitale Kundenakte archiviert werden.

• Als Software wird Microsoft Outlook und Tobit David Infocenter unterstützt.
  Die Archivierung funktioniert über eine manuelle Ablage durch Klick auf den Button im E-Mail-Programm.
• Bei der Speicherung der E-Mail in docuvita können zusätzlich Schlagworte vergeben werden.
• Für den Versand von E-Mails kann voreingestellt werden, dass sie automatisch in docuvita abgelegt werden.

• Als Server sind MS Exchange oder Tobit David Server möglich (weitere auf Anfrage).
  Der E-Mail-Server stellt ein- und ausgehende E-Mails über ein Archivpostfach bereit. Das docuvita Archivierungs-Programm wertet dann die E-Mail-Header (Von, An, Betreff usw.) aus und nutz diese zur Verschlagwortung, anschließend werden die E-Mails in docuvita abgelegt. Bei Bedarf kann z.B auch noch eine automatische Zuordnung der E-Mails - basierend auf der Absenderadresse - zu einer Kundenakte erfolgen.