Archivieren Sie sämtliche Ausgangsbelege automatisch in docuvita

In einem ERP-System erzeugten Belege wie z.B. Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen können automatisch inklusive der dazugehörigen Stammdaten in docuvita importiert und einer entsprechenden Kundenakte zugeordnet werden. Dies hat den Vorteil, dass eine doppelte Pflege von Stammdaten in ERP- und Dokumentenmanagementsystem nicht notwendig ist.

Um eine solche Lösung zu realisieren werden die Belege durch Sammel- oder Sekundädruck auf "Archivdrucker" in PDF-Dateien umgewandelt und es wird ein verstecktes Feld (z.B. ~~Belegnr~~004-56789~~) hinzugefügt oder eine separate Steuerdatei erstellt. Über dieses Feld oder die Steuerdatei kann das DMS den Beleg automatisch verarbeiten.
Anhand einer Datenbankabfrage im ERP-System können noch zusätzliche Informationen zur Verschlagwortung des Dokumentes herangezogen werden.